В лагерь «Искатель» принимаются дети в возрасте 7-16 лет. Условия приема, санитарные требования, способы комплектации отрядов и групп приведены ниже.
Дети, чей возраст выходит за оговоренные рамки, также могут быть приняты в лагерь по письменному заявлению родителей и только с согласия администрации. Наценка за проживание в этом случае составит 10%. Дети размещаются в двухэтажных деревянных корпусах, оснащенными террасами. На каждом этаже проживает один отряд, состоящий из 15-20 воспитанников. Все дети перед приездом в лагерь обязаны пройти обязательный медицинский осмотр на предмет наличия педикулеза и чесотки, а также иметь заключение врача о состоянии здоровья. Также в комплекте документов обязаны быть справки о сделанных прививках с отметкой об эпидемокружении, копия свидетельства о рождении и письменное разрешение родителей на посещение ребенком лагеря.
Ребенку может быть отказано в посещении лагеря в том случае, если состояние его здоровья требует экстренного стационарного лечения. Также в лагерь не допускаются дети, страдающие эпилептическими припадками, некоторыми видами аллергии (например, на лактозу, орехи), гипертонией, сахарным диабетом, язвенной болезнью, энурезом, заразными кожными заболеваниями.
На территорию лагеря «Искатель» дети попадают в сопровождении ответственного лица и хотя бы одного из родителей. Заезд осуществляется в первой половине дня, с 9:00 до 11:00. Передача всех сопроводительных документов возможна из рук в руки от сопровождающего представителю лагеря.
Ценные вещи, находящиеся у ребенка, могут быть по желанию родителей помещены в камеру хранения. Администрация не несет ответственности за цифровую технику, украшения и деньги, которые ребенок имеет при себе на момент приезда. Мобильные телефоны дети могут оставить при себе или также сдать в камеру хранения. Дежурный воспитатель будет организовывать общение детей с родителями по телефону утром с 9:00 до 10:00 или вечером с 17:00 до 18:00.
Родителям рекомендуется оставить ребенку деньги на карманные расходы. Воспитатели проследят за тем, чтобы они были потрачены по назначению: на покупку сувениров, на посещение дополнительных экскурсий или организованных походов в кафе.
После передачи документов дети попадают под опеку воспитателей отрядов. Дальнейшее присутствие родителей на территории «Искателя» запрещено. Также запрещается посещение детей в непредусмотренные для этого часы (например, поздним вечером после отбоя), во время экскурсионных прогулок, во время купания в реке. В это время ответственность за их жизнь и здоровье несет исключительно воспитатель отряда.
Для упрощения обработки данных и контроля за материальными ценностями администрация лагеря рекомендует родителям распределить вещи ребенка по нескольким пакетам. В первом пакете будут находиться основные документы: медицинские справки, свидетельство о рождении, сама путевка. Во втором пакете будет заполненная одним из родителей анкета, записка с пожеланиями воспитателю (например, о наличии у ребенка аллергических заболеваний, проблем со сном, сбитом режиме дня), в третьем – деньги с запиской, в которой перечислено их назначение (т. е. на что ребенок может их потратить по согласованию с воспитателем), в четвертом – другие ценные вещи (например, мобильный телефон) и в пятом – одежда. Часть из них отправится в административный корпус, часть в камеру хранения и часть в специальный шкафчик, положенный каждому воспитаннику лагеря «Искатель». В дополнение к повседневной одежде, смене белья и купальному костюму рекомендуется дать ребенку головной убор и солнечные очки. По желанию комплект может быть дополнен нарядной одеждой.
Расселение в спальные корпуса осуществляется по отрядам. Верхний этаж в корпусе всегда занимает отряд со старшими детьми, нижний – с младшими. В комнатах дети проживают еще и по половому признаку: девочки с девочками, мальчики с мальчиками. В процессе расселения дети из старших отрядов оказывают посильную помощь малышам в переносе вещей и обустройстве в комнате. На это в первый день в лагере отводится 1,5 часа времени. Столько же времени положено каждому ребенку в день отъезда для сбора вещей.
В первый же день назначается дежурный по комнате, который следит за внутренним распорядком. Впоследствии назначением дежурного занимается воспитатель. В обязанности дежурного входит поддержание порядка в комнате, контроль за соблюдением режима дня, а также передача отчета о состоянии комнаты в устной форме вожатому утром и вечером.
На каждой комнате находится табличка со списком имен и фамилий проживающих, имени и отчества вожатого, общего количества человек, даты заезда и выезда из лагеря «Искатель».
Смена комнаты или отряда после расселения и распределения возможны по просьбе ребенка, однако для этого должны быть веские причины.
Дети не несут имущественную ответственность за предметы быта и обстановки в лагере. В случае нанесения крупного материального ущерба выплата компенсации может быть возложена на родителей.
В первый день в лагере, сразу после расселения, организовывается общелагерное собрание. На нем с приветственным словом выступает директор лагеря, после чего его заместитель оглашает порядок дня, правила поведения в лагере, знакомит воспитанников с правилами техники безопасности (в том числе поведения в транспорте, в воде, в лесу), рассказывает, как следует вести себя в экстренных ситуациях. После окончания инструктажа все дети оставляют свои подписи в специальном журнале. Далее все расходятся по своим комнатам, а через 30 минут отправляются на обед. Торжественная линейка по случаю открытия лагерной смены проводится на второй после расселения день.